Är din kassa redo för 2027?

Varför ändras lagen?

Den svenska kassaregisterlagstiftningen uppdateras enligt Skatteverkets föreskrifter SKVFS 2021:17 och SKVFS 2021:18. Målet är att standardisera hur försäljningsdata lagras och göra det enklare för Skatteverket att genomföra korrekta och effektiva kontroller. För företagare innebär detta att vissa befintliga system inte längre kommer att vara godkända efter den 31 december 2026.

Gäller det här din verksamhet?

Om din verksamhet säljer varor eller tjänster och tar emot betalning på plats, oavsett om det sker med kontanter, kort eller Swish, är du i de flesta fall skyldig att använda ett godkänt kassaregister. Kravet gäller oavsett företagsform, även enskild firma.

Det finns undantag. Du behöver inte kassaregister om du enbart fakturerar din försäljning, driver e-handel där betalningen sker online eller bedriver obemannad automatförsäljning. Om din kontanta omsättning understiger fyra prisbasbelopp per år (motsvarar 236 800 kronor inklusive moms för 2026) är du också undantagen.

Är du osäker på om din verksamhet omfattas hittar du Skatteverkets vägledning på skatteverket.se.

Vad måste ditt kassaregister klara från 2027?

1. Exportera försäljningsdata i XML-format

Kassaregister med journalminne måste kunna exportera data i XML-format. Det standardiserade formatet gör det snabbare och enklare för Skatteverket att granska dina uppgifter. System utan den här funktionen fick inte tillverkas efter den 31 december 2022 och får inte användas efter den 31 december 2026. Många äldre knappkassor, så kallade ECR-kassor, faller in i den här kategorin och kan inte uppdateras för att möta kravet.

2. Vara ansluten till en godkänd kontrollenhet

Varje kassaregister måste vara anslutet till en certifierad kontrollenhet eller ett inbyggt kontrollsystem som skyddar försäljningsdata mot manipulation. Du kan kontrollera om ditt nuvarande system och din kontrollenhet är godkända via Skatteverkets publicerade listor på skatteverket.se.

3. Registrera alla betalningar och erbjuda kvitto varje gång

Från 2027 klassas Swish och andra elektroniska betalningar som kontantbetalningar enligt lagen. Det innebär att varje Swish-transaktion måste registreras i ditt system och att ett kvitto måste erbjudas kunden, precis som vid kort- och kontantbetalningar. Skyldigheten gäller även om kunden väljer att inte ta emot kvittot.

4. Dokumentera och rapportera tekniska fel

Om ditt kassaregister drabbas av ett tekniskt avbrott eller fel måste detta dokumenteras och anmälas till Skatteverket utan dröjsmål. Se till att din personal känner till rutinen för hur sådana situationer ska hanteras.

Vad händer om du inte följer reglerna?

Skatteverket genomför oanmälda kontrollbesök. Om ditt system inte uppfyller kraven riskerar du en kontrollavgift på 12 500 kronor vid en första överträdelse och 25 000 kronor vid upprepade brister. Att använda ett icke godkänt system efter deadlinen är inte bara en efterlevnadsrisk, det är en ekonomisk risk. Har du en uppgradering på planen är det bättre att agera tidigt, och Loomis Pay är ett bra ställe att börja.

Så här vet du om ditt system behöver bytas ut

Osäker på om ditt nuvarande kassaregister är godkänt för 2027? Här är några tecken på att ditt system kanske inte uppfyller de nya kraven:

➔ Det är en traditionell knappkassa (ECR) med liten eller ingen pekskärm.

➔ Programvaran är permanent inbyggd i hårdvaran och kan inte uppdateras.

➔ Det lagrar data internt utan någon exportmöjlighet.

Finns något av detta med i bilden är det läge att göra förändringen nu. Ju längre du väntar, desto kortare tid har du på dig att implementera ett nytt system utan störningar i verksamheten.

En förändring som lönar sig

Att uppgradera ditt kassaregister är ett praktiskt krav, men det är också en möjlighet att driva din verksamhet smidigare. Här är vad en modern lösning som Loomis Pay innebär i praktiken.

Allt samlat i ett avtal

Med Loomis Pay hanteras kontantbetalningar, kortbetalningar och Swish via en och samma lösning och ett och samma avtal. Inga flera leverantörer att jonglera med eller betalningar från olika system att stämma av i slutet av dagen. Ett avtal, en översikt, en kontaktpunkt.

Inbyggd regelefterlevnad, nu och i framtiden

Loomis Pays kassasystem uppfyller fullt ut 2027 års krav och är byggt för att hålla sig à jour med framtida regler. Du behöver inte oroa dig för om ditt system fortfarande kommer att vara godkänt om fem år.

Smidig integration med dina bokföringsverktyg

Loomis Pay integrerar med Fortnox, vilket innebär att din försäljningsdata flödar direkt in i bokföringen utan manuella exporter eller onödig administration. Mindre tid på pappersarbete, mer tid på det som faktiskt spelar roll för din verksamhet.

Ett byte som går smidigt

Att byta kassasystem kan kännas som ett stort steg, men det behöver det inte vara. Loomis Pay hanterar installationsprocessen och erbjuder support, så du är aldrig ensam i processen. Oavsett om du byter från en gammal knappkassa eller uppgraderar ett befintligt system är övergången utformad för att vara så smidig som möjligt. 

För mer info kontakta oss på se.sales@loomispay.com

Källor

Skatteverket, Kassaregister (SKVFS 2021:17 och SKVFS 2021:18): skatteverket.se/foretag/drivaforetag/kassaregister

Skatteverket, Undantag från krav på kassaregister: skatteverket.se/foretag/drivaforetag/kassaregister/undantagfrankravpakassaregister