Kraven Skatteverket ställer på certifierade kassaregister
Ett certifierat kassaregister är en kassaapparat och kassaterminal, godkänd för kontant- och kortbetalning enligt Skatteverkets regler. Kravet gäller de flesta verksamheter som tar betalt på plats, oavsett bransch. Här går vi igenom kraven, undantagen, reglerna för Swish och vad som väntar 2027.I korthet: krav på kassaregister
- Kontant omsättning över fyra prisbasbelopp (236 800 kronor år 2026) kräver ett certifierat kassaregister.
- Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat och anslutet till en certifierad kontrollenhet eller ett certifierat kontrollsystem.
- Skatteverket jämställer Swish med kortbetalning, och det ska registreras på samma sätt.
- Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregister med journalminne kunna exportera registreringarna i XML-format.
- Kassaregistret ska anmälas till Skatteverket innan du börjar använda det.
Vilka krav ställer Skatteverket på ett kassaregister?
Ett kassaregister ska vara certifierat för att få användas vid försäljning mot kontant betalning eller betalning med kontokort (39 kap. 8 § skatteförfarandelagen, SFL). Kassaregistret uppfyller kravet när det är tillverkardeklarerat och anslutet till en certifierad kontrollenhet eller ett certifierat kontrollsystem.
Kontant betalning omfattar i det här sammanhanget mer än sedlar och mynt. Skatteverket räknar även kort- och kreditkortsbetalningar samt elektroniska direktbetalningar som Swish till samma kategori. Kravet omfattar i princip alla betalningar som sker i direkt anslutning till köpet.
Certifierad kontrollenhet och tillverkardeklarerat kassaregister
Ett kassaregister ska på ett tillförlitligt sätt visa alla registreringar, programmeringar och inställningar som gjorts. Det ska också vara tillverkardeklarerat och anslutet till en certifierad kontrollenhet eller ett certifierat kontrollsystem (39 kap. 8 § SFL, SKVFS 2021:17).
Kontrollenheten tar emot och bearbetar kvittodata från kassaregistret och skapar en unik kontrollkod för varje kvitto. Uppgifterna lagras enbart för Skatteverkets kontrolländamål, inte för det egna företaget. Ingen kan skriva över eller radera uppgifterna, vilket gör kassaregistret svårt att manipulera i efterhand.
Tillverkardeklarationen är tillverkarens intyg om att en viss kassaregistermodell eller version uppfyller Skatteverkets krav. Tillverkaren lämnar in deklarationen, inte det enskilda företaget som köper kassan. Kontrollera ändå att den modell du använder omfattas av en giltig tillverkardeklaration.
Vissa verksamheter är undantagna från kravet på kassaregister
Inte alla verksamheter behöver ett certifierat kassaregister. Här är undantagen:
Omsättning under fyra prisbasbelopp. Säljer du varor eller tjänster kontant eller mot kortbetalning för högst fyra prisbasbelopp inklusive moms per räkenskapsår räknas försäljningen som obetydlig, och kravet gäller inte (39 kap. 5 § SFL). Beloppet följer prisbasbeloppet och ändras varje år. För 2026 motsvarar det 236 800 kronor.
Fakturerad försäljning. Säljer du hela eller delar av din försäljning mot faktura behöver du inte registrera den i ett kassaregister, eftersom kravet inte gäller fakturerad försäljning.
Särskilda branscher. Torg- och marknadshandel av obetydlig omfattning, taxiverksamhet med taxameter och obemannad automatförsäljning är undantagna genom särskilda bestämmelser.
Skönsmässigt undantag. Utöver dessa kan Skatteverket bevilja undantag i enskilda fall, om det är omöjligt att använda kassaregister eller om ett tillförlitligt underlag för skattekontroll kan säkerställas på annat sätt (39 kap. 9 § SFL).
Kassaregisterlagen – bakgrund och historik
Kravet på certifierat kassaregister infördes genom kassaregisterlagen (2007:592), som trädde i kraft den 1 januari 2010. Syftet var att skapa sundare konkurrens mellan seriösa och oseriösa aktörer i kontantbranschen och minska skattefusket i verksamheter med mycket kontanthantering.
Bestämmelserna går nu att hitta i skatteförfarandelagen (SFL). Du hittar dem i kapitel 39 om dokumentation, kapitel 42 om tillsyn och kontrollbesök samt kapitel 50 om kontrollavgift. Skatteverkets föreskrifter (SKVFS) reglerar de tekniska kraven på kassaregister, kontrollenheter och kontrollsystem separat. I takt med att betalningsvanor och teknik förändras blir kraven uppdaterade. Den senaste större uppdateringen börjar gälla den 1 januari 2027.
XML-export och nya krav från 2027
Från och med den 1 januari 2027 ska certifierade kassaregister uppfylla Skatteverkets föreskrift om krav på kassaregister (SKVFS 2021:17). En av de viktigaste förändringarna gäller journalminnet, alltså den elektroniska dokumentationen av kassaregistrets löpande registreringar: kassaregister med journalminne ska kunna ta fram registreringarna i XML-format.
Syftet är att göra det enklare för både företag och Skatteverket att läsa, granska och kontrollera underlaget vid en revision, samtidigt som kraven på spårbarhet och manipuleringsskydd skärps.
Har du redan ett modernt, molnbaserat kassasystem brukar övergången vara enkel. Kontrollera ändå i god tid med din kassaleverantör att systemet uppfyller det nya kravet innan det börjar gälla.
Vill du gå igenom en konkret checklista inför övergången? Läs vårt inlägg Är din kassa redo för 2027?
Så anmäler och registrerar du ditt kassaregister
Innan du börjar använda ett nytt certifierat kassaregister ska du anmäla det till Skatteverket. Anmälan görs via Skatteverkets e-tjänst för kassaregister. Där loggar du in med e-legitimation som behörig firmatecknare eller som registrerat ombud för företaget.
Så går anmälan till, steg för steg:
- Köp ett certifierat kassaregister med tillhörande kontrollenhet eller kontrollsystem.
- Installera kassaregistret tillsammans med kontrollenheten.
- Logga in på Skatteverkets e-tjänst för kassaregister, innan du börjar sälja.
- Anmäl kontrollenhetens eller kontrollsystemets beteckning, modell och tillverkningsnummer.
- Anmäl kassaregistrets beteckning, modell och tillverkningsnummer.
- Ange verksamhetens namn och adressen där kassaregistret används.
Loomis Pay hjälper dig hela vägen
Loomis Pay hjälper dig genom hela processen oavsett om du redan har ett certifierat kassaregister eller behöver sätta upp ett nytt inför de skärpta kraven 2027. Våra kassasystem och kortterminaler uppfyller Skatteverkets krav, och vårt supportteam finns tillgängligt om du har frågor om installation, anmälan eller certifiering. Kontakta oss för att se vilken lösning som passar din verksamhet.
Kassaregister och Swish – räknas det som kontant eller kort?
Många företagare undrar om Swish-betalningar behöver bli registrerade i kassaregistret på samma sätt som kontanter och kort. Svaret är ja. Skatteverket jämställer Swish med kortbetalning och båda utlöser samma krav på registrering.
Anledningen är att en Swish-betalning, till skillnad från en kortbetalning, inte automatiskt genererar ett underlag som visar att transaktionen ägt rum. Därför krävs en egen Swish-knapp i kassaregistret, så att betalningen registreras och kopplas till rätt försäljning.
Kom också ihåg att en betalningsbekräftelse från Swish inte räcker som bokföringsunderlag på egen hand. Transaktionen måste registreras i ett certifierat kassaregister, och kunden ska erbjudas ett kvitto precis som vid kort- eller kontantbetalning.
Vanliga frågor: vilka är Skatteverkets krav på kassaregister?
Måste enskild firma ha kassaregister?
Ja, om den enskilda firman säljer varor eller tjänster mot kontant betalning, kortbetalning eller Swish för mer än fyra prisbasbelopp per år. Skatteverket bedömer varje självständig verksamhetsgren inom firman separat (39 kap. SFL), så en enskild firma kan i vissa fall driva flera verksamhetsgrenar där bara vissa omfattas av kravet.
Var går gränsen för att behöva kassaregister?
Gränsen går vid fyra prisbasbelopp i kontant omsättning inklusive moms per räkenskapsår. Beloppet räknas om varje år, se avsnittet om undantag ovan för aktuell nivå.
Vilka är de nya reglerna för kassaregister 2027?
Från den 1 januari 2027 ska kassaregister med journalminne kunna exportera registreringarna i XML-format enligt SKVFS 2021:17. Läs mer i avsnittet om 2027 ovan.
Kan jag använda bara Swish utan kassaregister?
Nej. Skatteverket jämställer Swish med kortbetalning, och betalningen ska registreras i ett certifierat kassaregister på samma sätt, om din försäljning överstiger gränsen för obetydlig omfattning.
Vad är skillnaden mellan ett kassaregister och ett kassasystem?
Ett kassaregister är hårdvaran: kassaapparaten eller kassaterminalen, juridiskt definierad i kassaregisterlagstiftningen. Ett kassasystem är den bredare mjukvaran, som ofta hanterar lager, rapportering och bordshantering, och som kan kopplas till ett certifierat kassaregister. Läs mer om Loomis Pays kassasystem.
Källor (Skatteverket och riksdagen.se):